Molte aziende sono convinte di essere al sicuro perché utilizzano servizi cloud come Microsoft 365, Google Workspace, OneDrive o Dropbox. In realtà, avere i dati nel cloud non significa necessariamente averli protetti.
Ogni giorno aziende di ogni dimensione perdono documenti, database, email e informazioni critiche a causa di errori umani, ransomware, guasti hardware o cancellazioni accidentali. Quando ciò accade, il problema non è soltanto operativo: può diventare anche un problema legale e normativo.
Cosa dice il GDPR sui backup?
Il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) non impone esplicitamente l'obbligo di utilizzare una specifica soluzione di backup, ma richiede alle organizzazioni di adottare misure tecniche e organizzative adeguate per garantire:
- la riservatezza dei dati;
- l'integrità delle informazioni;
- la disponibilità dei sistemi;
- la capacità di ripristinare rapidamente dati e servizi in caso di incidente.
L'Articolo 32 del GDPR parla chiaramente della necessità di garantire la resilienza dei sistemi e la possibilità di ripristinare tempestivamente la disponibilità dei dati personali.
In altre parole, se un'azienda perde i dati dei propri clienti e non è in grado di recuperarli, potrebbe trovarsi in una situazione di non conformità.
I rischi più comuni per le aziende
Molti incidenti informatici non sono causati da hacker sofisticati ma da eventi molto più semplici:
- cancellazione accidentale di file o cartelle;
- sincronizzazione errata del cloud;
- malware e ransomware;
- guasti di dischi o server;
- errori di configurazione;
- furto o smarrimento di dispositivi aziendali.
In assenza di una strategia di backup adeguata, questi eventi possono causare l'interruzione delle attività aziendali per giorni o settimane.
Cloud non significa backup
Uno degli errori più comuni è pensare che Microsoft 365 o Google Workspace siano automaticamente una soluzione di backup.
Questi servizi garantiscono l'erogazione della piattaforma, ma la responsabilità dei dati rimane in gran parte dell'azienda utilizzatrice.
Se un dipendente elimina una cartella importante o un ransomware cifra i file sincronizzati, il problema potrebbe propagarsi rapidamente a tutti i dispositivi e alle copie online.
Per questo motivo sempre più organizzazioni adottano soluzioni dedicate per il backup di:
- Microsoft 365;
- Exchange Online;
- SharePoint;
- OneDrive;
- Google Workspace;
- file server aziendali;
- database e macchine virtuali.
La regola 3-2-1
Una delle migliori pratiche più diffuse nel settore è la regola 3-2-1:
- 3 copie dei dati;
- 2 supporti differenti;
- 1 copia conservata fuori sede.